17 Dec Apa Itu Personalia? Pengertian, Peran, dan Perbedaannya dengan HRD

Dalam dunia kerja, terutama dalam manajemen sumber daya manusia, istilah “personalia” sering digunakan. Namun, apa sebenarnya personalia itu? Apa tugas dan tanggung jawabnya? Dan bagaimana perbedaannya dengan HRD? Artikel ini akan mengulasnya secara lengkap.

Pengertian Personalia

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), personalia adalah bagian dalam suatu organisasi atau instansi yang bertanggung jawab atas segala urusan kepegawaian. Dengan kata lain, personalia adalah divisi yang mengelola berbagai aspek administratif dan operasional yang berkaitan dengan manajemen karyawan.

Tugas utama divisi personalia meliputi:

• Pengelolaan data karyawan
• Rekrutmen dan seleksi karyawan
• Administrasi penggajian
• Pelatihan dan pengembangan karyawan
• Manajemen promosi, mutasi, dan pemberhentian karyawan

Ketika seseorang melamar pekerjaan, terkadang surat lamarannya perlu dialamatkan ke bagian personalia, bukan HRD. Lantas, apa perbedaannya?

Perbedaan Personalia dan HRD

Meskipun personalia dan HRD memiliki fungsi yang mirip, ada beberapa perbedaan mendasar yang perlu dipahami. Perusahaan kecil biasanya menggabungkan kedua peran ini, sedangkan perusahaan besar sering memisahkan keduanya.

1. Fungsi dan Peran

Personalia lebih fokus pada aspek administratif kepegawaian, seperti:

• Pembuatan dan pemeliharaan data karyawan
• Menyiapkan dokumen rekrutmen karyawan baru
• Mengelola administrasi gaji dan tunjangan
• Mengatur pengajuan cuti dan absensi

HRD (Human Resource Development) memiliki fungsi yang lebih strategis dalam pengembangan sumber daya manusia, termasuk:

• Pelatihan dan pengembangan keterampilan karyawan
• Pengembangan organisasi untuk meningkatkan efektivitas dan kesejahteraan karyawan
• Perencanaan karier dan manajemen talenta

HRD bertanggung jawab atas strategi pengelolaan SDM, sedangkan personalia menangani operasional dan administrasi kepegawaian.

Tugas dan Tanggung Jawab Staf Personalia

Seorang staf personalia bekerja di bawah manajer personalia dan bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif terkait karyawan. Berikut beberapa tugas utama staf personalia:

• Mengelola dokumen kepegawaian seperti kontrak kerja dan evaluasi karyawan
• Mencatat dan memantau absensi karyawan
• Mengatur pengajuan cuti dan izin sesuai kebijakan perusahaan
• Menghitung gaji, lembur, tunjangan, dan potongan sesuai regulasi
• Mengelola pajak penghasilan karyawan (PPh 21)
• Membantu proses rekrutmen, mulai dari seleksi administrasi hingga wawancara
• Menyusun kontrak kerja bagi karyawan baru
• Menyelenggarakan orientasi karyawan baru
• Menangani keluhan administratif karyawan (slip gaji, surat paklaring, dll.)
• Menjaga hubungan baik antara karyawan dan manajemen melalui berbagai program
• Memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan
• Membantu evaluasi kinerja karyawan berdasarkan data administratif

Gaji Staf Personalia di Indonesia

Kisaran gaji staf personalia di Indonesia cukup bervariasi, tergantung pada perusahaan, beban kerja, serta lokasi. Berdasarkan data dari berbagai lowongan kerja, berikut kisaran gaji staf personalia:

Faktor yang mempengaruhi besaran gaji personalia antara lain:

• Ukuran perusahaan dan jumlah karyawan yang dikelola
• Kualifikasi dan pengalaman kandidat
• Upah minimum di daerah tempat perusahaan beroperasi

Cara Menjadi Staf Personalia

Jika Anda tertarik untuk berkarier di bidang personalia, berikut langkah-langkah yang bisa ditempuh:

1. Menyelesaikan Pendidikan Diploma atau Sarjana

Sebagian besar perusahaan mensyaratkan calon staf personalia memiliki pendidikan minimal diploma atau sarjana. Jurusan yang relevan antara lain:

• Psikologi
• Manajemen SDM
• Hukum

Lulusan SMA juga bisa melamar posisi personalia, terutama untuk bagian administrasi kepegawaian.

2. Menguasai Keterampilan yang Dibutuhkan

Untuk sukses dalam bidang personalia, Anda perlu menguasai berbagai keterampilan berikut:

• Administrasi dan manajemen data
• Rekrutmen dan seleksi karyawan
• Penghitungan gaji dan tunjangan
• Penyelesaian konflik di tempat kerja
• Kemampuan komunikasi yang baik

3. Mendapatkan Pengalaman Kerja

Pengalaman kerja di bidang HRD atau personalia akan menjadi nilai tambah saat melamar pekerjaan. Beberapa cara mendapatkan pengalaman awal meliputi:

• Magang di bagian HRD atau personalia
• Menjadi asisten HRD
• Mengikuti program trainee di perusahaan

4. Mengikuti Pelatihan dan Sertifikasi

Untuk meningkatkan daya saing, mengikuti pelatihan dan sertifikasi bisa menjadi investasi yang baik. Beberapa sertifikasi yang bisa dipertimbangkan antara lain:

• Sertifikasi BNSP HR Staff (untuk keahlian dasar di bidang HR)
• Certified People Development Professional (CPDP) (untuk pengembangan SDM)
• Sertifikasi Microsoft Office Specialist (untuk keterampilan administrasi)

Kesimpulan

Personalia adalah bagian penting dalam organisasi yang mengelola berbagai aspek administratif terkait karyawan. Meskipun memiliki kesamaan dengan HRD, personalia lebih berfokus pada operasional dan administrasi kepegawaian.

Bagi Anda yang tertarik bekerja di bidang ini, memiliki pendidikan yang relevan, keterampilan yang memadai, serta pengalaman kerja akan sangat membantu dalam memulai dan mengembangkan karier di bidang personalia.

Tertarik untuk berkarier sebagai personalia? Cek lowongan kerja terbaru di berbagai platform pencarian kerja dan temukan peluang terbaik untuk Anda!

Sumber: What is Human Resource Development (HRD)? 2025 Complete Guide